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档案数字化方案

2011 年 7 月

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目录

第 1 章 纸制档案整理方法 2

第 2 章 电子档案整理方法 2

第 3 章 纸制档案整理、数字化详细流程 6

3.1 整理、数字化流程 6

档案初步整理 6

案卷出库 6

目录校对 7

案卷扫描 8

图像处理 8

图像质检 8

图像挂接 8

案卷入库 8

格式的转换 13

光盘刻录 13

3.2 数字化加工的流程示意图 13

3.2.1 图一 13

3.2.2 图二 15

第 4 章 数字化人员的配置 16

第 5 章 数字化加工 16

第 6 章 验收标准 17

第1章 纸制档案整理方法

? 档案盒整理

打印、粘贴封面及档案盒脊背 ，涉密单位在脊背上加盖涉密章， 每盒仅能装某一个事业单位的登记档案。

? 档案装订

设立、每次变更等形成的文件为一件，统一三孔一线装订一起， 在右上角（反面左上角） ，编写页码，加盖件归档章。

? 档案排序

以件为单位装订后 ,盒内件按照不同的分类进行排序 ,类先后顺序为 1：设立 2：变更 3：年检 4：注销登记 5：补领证书 ,类内件顺序按照生成时间先后排序。

第2章 电子档案整理方法

? 电子目录采集管理

目录采用多级管理，管理模式分卷、类、件、份 ,著录字段信息如下:

第一级：事业单位基本信息即卷描述信息，字段信息如下

序 名称 备注

号

证书号

档号

单位名称

住所

举办单位

法定代表人

身份证号

核准日期

注吊销日期

经费来源

开办资金（万

元）

开户银行

银行帐号

审批机关

批准文号

执业许可证书

联系电话

邮政编码

备注

存址

宗旨和业务范

围

第二级：设立、变更、注销登记和年度检验、补领证书等描述信息，即类描的对象件述信息，字段如下

序

名称

备注

号

1

档案类型

（设立、变更、注销登记、

年度检验、证书补领等）

2

证书号

3

档号

4

单位名称

5

核准日期

6

移交人

7

接收人

8

接收时间

9

送交情况

字典（已送交、未送交）

电子已归、纸制未送到

10

归档情况

字典（已归档、未归档）

电子已归、 纸制送到、 未

送档案室

11

公告时间

12

公告媒体

13

备注

第三级：文件材料描述信息即份描述信息，字段如下、

序

名称

备注

号

1

档号

2

题名

3

形成日期

4

责任者

5

页数

6

页次

7

备注

? 电子原文采集管理

扫描过程 : 扫描分辨率 >=200dpi,生成黑白二值图象 , 压缩格式为 group4,每份文件保存为多页 TIFF文件,tiff 文件采用件归档章组成部分加件内顺序号命名 ,名称中的件归档章组成部分、件内顺序号 ,中间用 ’-’分割 .

转换格式 :把 tiff 格式文件 ,转化成 ocr 识别后的双层 pdf 格式文件.

文件挂接 :把双层 pdf 格式文件 ,挂接到对应份目录 .

刻录光盘 :把 tiff 文件、转换后的双层 pdf 格式文件分别刻录成盘,并贴光盘贴 ,放到防磁柜中保存 .

第3章 纸制档案整理 、数字化详细流程

整理、数字化流程

整理、数字化共包括九部分， 分别为： 档案初步整理、 案卷出库、目录校对、案卷扫描、案卷处理、图像质检、文件挂接、档案入

库,格式转换、光盘刻录。

3.1.1 档案初步整理

档案案卷出库前件标记页码、件盖归档章

.

件归档章格式 ,如下

辖区 举办单 举办单位 事业单位位性质 代号 顺序号

登记类别

顺序号

1 1 001 001

1

1

案卷出库

在库房内查看所调案卷是否完整并详细填写案卷调出登记表 ,由档案室管理人员和数字化人员协同完成。 (详见下表 )

调归档案登记表

全 宗

时间

目录号



卷号 调卷人 归卷人 时间

全 宗目录号



卷号 调卷人 归卷人

目录校对

整理好的案卷和系统的电子目录是否一致， 如不一致， 直接进行更正；如果没有目录，直接录入目录，并填写档案全文扫描流程

记录表。目录著录按照卷、类、件、份四级进行管理，档案全文扫描流程记录表详见下表

档案（卷级）全文扫描流程记录表

对 目 操 作

录 时 人间

卷号 Tif 数量

扫 描 操 作

时间 人

扫 描 页 质 检数 时间

A3 A4

操 作 图 像人 质量

挂 接 备

质量 注

案卷扫描

领取目录校对完成后的案卷，填写全文扫描流程记录表 ,通过高速扫描仪或平板扫描仪进行扫描。

图像处理

对扫描后的图像进行纠偏去污等操作 ,处理扫描完成的文件后 ,填写全文扫描流程记录表。

图像质检

对处理完成的图像进行质检，发现问题及时反馈 ,按流程更改并填写全文扫描流程记录表。

图像挂接

对已质检完成的图像文件进行批量挂接， 挂接完成后进行二次质检（挂接的文件是否与归档目录一致） 。

案卷入库

案卷装订完整后按顺序排好并及时入库，入库前 ,打印、粘贴封面及档案盒脊背 ，涉密单位在脊背上加盖涉密章。盒内以件为 单位装订 ,按照不同的类 (设立、变更等 )和顺序进行排放 ,检查是否有件目录 , 如果没有打印件目录 ,填写案卷入库登记表 ,由档案室

管理人员和数字化人员协同完成。

管理人员和数字化人员协同完成。

调归档案登记表

全 宗

全 宗

时间 卷号 调卷人 归卷人 时间 卷号 调卷人 归卷人

目录号 目录号

封面

封面

封面卷号组成： 11-001-001

举办单

举办单位代

辖区

事业单位登记管理档案

位性质

号

事业单位顺

序号

卷

证

书

单 位 名

号

号

称

1

1

001

001

举办单位名称

举办单位代号保 管 期 限

活动类别

设立变更

日期

内容

份数

页数

盒脊背

盒脊背

举办单位编号

001

证书号

（12 位）

卷号

1

盒号

备注

设立登记

设立登记 ( 件目录)

序号

5

6

7

文 件 题 名

事业单位法人设立登记（备案）申请

书

事业单位法定代表人登记申请表事业单位章程草案

审批机关批准设立的文件

拟任法定代表人现任该单位行政职务

的任职文件

拟任法定代表人居民身份证复印件或其他身份证明文件

具有法定资格的验资机构出具的验资

证明

日 期

页 号

备 注

1

2

3

4

8

住所证明

9

事业单位印鉴、基本帐户号备案表

10

银行开户许可证复印件或帐号证明

11

其他有关材料

12

13

格式的转换

验收完成后的 tif 格式文件全部按标准转换为双层 pdf 格式文件。

光盘刻录

验收后 ,tif 格式文件刻录成盘；转换后的 pdf 格式文件刻录成盘。

数字化加工的流程示意图

图一

数字化加工流程图 1

目 库房(标页码盖归档章 )

录

调卷 校正 (著录 )目

录

数字化

项

填写全文流

目

程表

流

程示意图

扫 目录质检

描

全文扫描

填写全文流程表

数据上传服务器

处 扫描质检

理

全文处理

挂接

填写全文流程表

处理质检

数据上传服务器

数据挂接

二次质检

全文验收

3.2.2

3.2.2 图二

数字化加工流程图

2

库 房 ( 标 页 码

盖归档章 )

调卷

对 ( 著 录 )

目录

填 全 文 流

程表

分卷

装订卷

贴封面脊背归还

完成扫描

填写表格

是否合格

目录质检

扫描

完成挂接

后期处理

扫描质检

是否合格

是否合格

挂接文件

处理质检

完成处理

填写表格

扫描

6

1、负责案卷扫描和查看案卷完整度

处理

4

1、对扫描图像，纠偏、去黑边、去噪声、抹白等

第4章 数字化人员的配置岗位

第4章 数字化人员的配置

岗位

项目经理质量保证

姓名

成员

工作内容

整体负责项目，及与用户的协调和验收工作定期对项目执行审计工作

数据备份

人员管理、调配

现场项目管理与监控

现场负责

1

安排纠正用户和 QA 提出的问题

项目组对外联络

组织午餐及检查值日

维护计算机网络

汇总统计表

目录

10

1、 案卷出入库

2、 目录校对

3、 目录录入

质检

1、对处理完成的图像进行质量检查

1

挂接

2、对扫描案卷装订质量检查

3、对数据的挂接

4、对挂接完成的案卷进行二次质检

第5章 数字化加工

档案数字化加工共计 45 万页，其中条目录入 5 万页， 扫描 40 万

页。扫描 40 万页需要 30 天。每天扫描量 1.4 万左右

第6章 验收标准

序 验收项目 验收标准 抽检范围 验收情况号

1 案卷挂接 检查目录标题和扫描处理后的案卷标题是否挂接

一致

2

案卷质量

处理后的案卷是否清晰、完整

3

完整性核查

检查档案扫描量是否满足工程要求

4

检查目录录入是否合格

不低于

10%

不低于

10%

不低于

10%

不低于

10%

检查复制件制作是否合格 不低于

10%

检查光盘数据是否完整 100%

检查硬盘备份数据是否完整 100%

检查案卷入库是否完整无损 100%

检查档案（卷级）全文扫描流程记录表填写是否完整

100%

验收意见：

验收人： 验收日期：

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