集团公司办公接待、会议接待总方案

　目录 第一部分：会议类别 ................................................................................ 3 第二部分：会议物料配备 ........................................................................ 3 会议物料配备 ...................................................................................... 3 第三部分：会议各项预定标准 ................................................................ 5 一、车辆使用标准 .............................................................................. 5 二、酒店预定标准 .............................................................................. 5 三、房间安排标准 .............................................................................. 6 四、花果赠送标准 .............................................................................. 6 五、用餐标准 ...................................................................................... 7 六、酒水配制标准 .............................................................................. 8 七、会场布置标准 .............................................................................. 9 八、会场服务标准 .............................................................................. 9 九、娱乐活动安排标准 .................................................................... 10 十、礼品赠送标准 ............................................................................ 10 第四部分：会议操作工作流程 .............................................................. 11 一、接待工作启动阶段 .................................................................... 11 二、接待工作计划阶段 .................................................................... 12 第五部分：接待工作操作执行 .............................................................. 14 一、各项接待工作执行 .................................................................... 14 二、各项接待工作监督 .................................................................... 21

　第六部分：《接待计划实施表》模板 .................................................... 23 第七部分：短信发送模板 ...................................................................... 27

　集团客户会议接待方案 第一部分：会议类别 类别 别 集团、香港公司 各省、直辖市、自治区公司 各市公司 一类 公司领导 总经理 -- 二类 部门正、副总经理 副总经理 -- 三类 正、副处长 部门总经理/经理 公司领导 四类 其他人员 其他人员 其他人员

　第二部分：会议物料配备 会议物料配备

　（一）宣传物料布置清单

　1 、机场接机物料布置 接机牌 接待区（接待桌、接待台卡、桌花、欢迎牌）

　机场贵宾室（欢迎牌易拉宝 2 个、引导牌）

　2 、酒店物料

　酒店外围布置（罗马旗、会议迎宾立牌、条幅、拱门\空飘\气柱、引导牌）

　酒店接待处（接待处欢迎背景展板、接待桌 2 张、接待台卡 1、桌花 1 盆）

　会议室布置（会议主题背景板、条幅、展区设计、演讲

　台、演讲台花、嘉宾台卡、排插、麦克风、投影仪）

　导示牌（会议室、会务组导示牌、方向导示牌等）

　（二）嘉宾高级套房房间物料

　 房卡套、 高档洗漱包、台湾水果、插花、XX 特产（馅饼、茯苓糕等）、泡面、红牛、王老吉饮料、雪茄、茶叶，扑克牌、茶盘、茶具、欢迎品偿台卡、欢迎卡 （三）会议材料

　会议材料准备（代表证、会议手册、笔、笔记本、便签纸、垫板、文件袋、U 盘、回执单、会场坐位示意图）

　（四）会议辅助人员配备 客服经理、速记员、主持人、礼仪小姐 （五）车辆 车辆通行证、车上 CD、饮用水 （六）菜单

　早餐、茶歇、晚餐、晚宴安排 （七）晚宴 餐厅布置（晚宴主题背景板、餐牌）

　节目表演（舞狮、提线木偶等 XX 特色表演）

　灯光、音响、酒水饮料 菜单、桌次安排、排桌座位表 （八）会务组 办公设备（A3、A4 打印机、复印机等）

　办公用品（笔、笔记本）

　设施 （排插、无线网络等）

　第三部分：会议各项预定标准 一、车辆使用标准

　接待内容和标准 一类人员 员 二类人员 员 三类人员 员 四类人员 员 接待 用车 高级轿车 ● ●

　 商务车、中巴、大巴 ● ● ●

　 大巴

　 ●

　二、酒店预定标准

　接待内容和标准 一类人员 员 二类人员 员 三类人员 员 四类人员 员 酒店安排 五星级（或当地最高星级酒店）

　● ●

　 五星级或四星级

　 ● ●

　 四星级或三星级

　 ● ● 三星级及以下

　 ●

　三、房间安排标准

　接待内容和标准 一类人员 员 二类人员 员 三类人员 员 四类人员 员 房间安排 豪华套房/高级商务套房 ●

　 高级套房/商务套房

　 ●

　 标准单人房

　 ●

　 标准双人房

　 ●

　四、花果赠送标准

　接待内容和标准 一类人员 二类人员 三类人员 房间 水果 150 元/间 ●

　 100 元/间

　 ●

　 50 元/间

　 ● 房间 鲜花 150 元/间 ●

　 100 元/间

　 ●

　五、用餐标准

　 接待内容和标准 一类人员 员 二类人员 员 三类人员 四类人员 用餐 500 元以上/人（不含酒水）

　●

　 300－500 元/人（不含酒水）

　 ●

　 200—300 元/人（含酒水）

　 ●

　 150—200 元/人（含酒水）

　 ● 餐桌台卡 ● ● ● ●

　六、酒水配制标准

　接待内容和标准 一类人员 员 二类人员 员 三类人员 员 四类人员 员 白酒

　 红酒

　 啤酒

　七、会场布置标准

　接待内容和标准 一类人员 二类人员 员 三类人员 四类人员 员 汇报交流会场 纸巾 ● ● ● ● 台花 ● ●

　 高档茶水 ● ●

　 普通茶水、矿泉水 ● ● ● ●

　八、会场服务标准

　接待内容和标准 一类人员 二类人员 员 三类人员 四类人员 员 会场服务标准 接待负责人全程跟进 ● ●

　 专人负责电梯 ●

　欢迎展架 ● ● ●

　摄影 ● ● ●

　速记员 ● ●

　 主持人 ● ●

　 礼仪小姐 ● ●

　九、娱乐活动安排标准

　接待内容和标准 一类人员 员 二类人员 员 三类人员 四类人员 户内活动 民俗表演 ● ●

　 户外活动 景点观光 ● ● ● ●（提供门票）

　十、礼品赠送标准

　礼品

　 档次 一类人员

　 （2000-4000）

　二类人员

　 集团 1000 -2000 元

　其他 500-1000元 三类人员

　 集团 500-1000元

　其他 300-500元 四类人员

　 (无)

　第四部分：会议操作工作流程

　一、接待工作启动阶段

　（一）接收接待信息、落实接待任务 1、接收接待文件或领导审批单确认接待任务，包括：OA文件，邮件，呈批件等； 2、室经理或会议接待组组长确定接待负责人； （二）确认来访人员类别 1、内部接待分为四类：

　类别 别 集团、香港公司 各省、直辖市、自治区公司 各市公司 司 一类 公司领导 总经理 -- 二类 部门正、副总经理 副总经理 -- 三类 正、副处长 部门总经理/经理 公司领导 四类 其他人员 其他人员 其他人员 2、外部接待包括：

　地方党政军机关、同行企业、相关合作单位、涉外公司人员等，根据领导要求安排接待工作。

　3.接待负责人前期工作准备：

　3、接待负责人检查来访联系函关于来访带队领导、人

　数、目的、时间、带队领导职务、联系人电话的信息是否齐全； 4、三类及以上接待由组长发送接待信息至公司领导等相关人员通告此次接待。短信模板如下：

　（*****一行*人将于*月*日—*月*日由***领导带队，来我司进行**方面交流。接待负责人：***电话******）

　二、接待工作计划阶段

　（一）车辆预定 1、提前一个工作日进行车辆预定及确认信息 2、接送行安排 2.1 接送机：

　① 接待一类和二类人员：预定贵宾厅，布置欢迎水果及小食。根据航班信息，预定对应机楼的厅房。将房间号短信发至接机相关人员。

　② 接待三类人员，若无领导前往机场接机，则可传真接机单至机场贵宾厅，协助接机安排。并详细列明客人联系方式及接机司机电话。

　③ 接待四类人员，无须安排全球通贵宾厅，提前向客人发送接送机车辆安排信息，由客人直接与司机联系。

　④ 送别一类和二类人员：预定贵宾厅，并将客人送至安检口； ⑤ 送别三类人员：预定贵宾厅，并将客人送至安检口； ⑥ 送别四类人员：直接送至旅客离酒店大厅即可。

　2.2 其他交通工具（包括火车，汽车）：

　① 直接与客人联系并约好地点迎接，若客人直接乘坐汽车前往，可联系客人在出站口迎接，带至目的地。

　（二）住宿安排

　 房费由 XX 公司承担时提前领取房卡，并在房卡上标注客人姓名。

　（三）用餐安排

　 接待一类二类客人，结合南北口味，安排用餐，关注民族饮食文化，如有回族客人，安排清真菜式； （四）交流会场安排 根据人数、参会人员类别预定会场 （五）赠送礼品安排 综合部安排赠送交流礼品，经向部门领导请示后安排赠送礼品。

　二、制作《接待计划实施表》 （一）预定结束后，于半个工作日内制作《接待计划实施表》包括：接待日程、礼品安排、车辆安排、活动安排等。（模板见第六部分: 《接待计划实施表》模板）

　（二）一类和二类接待日程表交由综合部总经理检查，公司领导关注的接待应将信息直接汇报给各领导。

　三类接待日程表交由室经理检查。四类接待日程表交由组长检查。

　第五部分：接待工作操作执行

　一、各项接待工作执行

　（一）车辆 1、接待一二类人员按以下标准执行：

　① 接待负责人提前一至两个工作日预定车辆，保证接待车辆种类和数量，包括高级轿车、中巴车、商务车等，检查车况并确保司机熟悉路线，否则安排司机提前踩点。

　② 接待负责人提前至少半个小时到达客人即将出现的场所，包括机场贵宾厅、酒店、餐厅、会议厅及各活动场所，安排并落实各细节，确保接待工作的顺利开展。

　③ 车辆全程参加接待工作，并协助接待负责人顺利开展工作。

　2、接待三四类人员按以下标准执行：

　2.1 接机：

　接待一类和二类人员按以下标准实施：

　① 提前 1 天向客人发送欢迎短信。包括：XX 天气、接站人员联系电话、接机地点内容等信息。短信模板如下：

　欢迎您到 XX 省 XX 市参加****会议，*月*日 XX 天气（ ），气温（ ），预计会议期间天气将以（ ）为主。我们在XXXX 机场到达层设立了接待台，请您到达后与您的客户经理 XXX 联系，电话：13XXXXXXXXX。祝您此行愉快！

　② 接待负责人全程陪同。接待负责人及时将航班信息传达至相关领导，落实接机领导行程及使用车辆。根据领导

　级别及人数安排车辆，一二类领导使用高级轿车，其他人员1～5 人使用一部商务车，同一航班 6～19 人使用一辆中巴。如果客人携带较多行李，亦可灵活处理。

　③ 接待负责人提前 40 分钟与客人联系，再次确认航班号、起飞时间、人数、并知会对方联系人在到达后，打开手机以便联系。

　④落实接机车辆，确保司机熟悉机场至目的地的路线； ⑤接到客人后确认用餐或前往下一目的地的集中出发时间、地点。

　⑥如果航班密集，接机司机较多，合理安排司机插空分批用餐。

　三四类接送标准 ① 提前 1 天向客人发送欢迎短信。包括：XX 天气、接机地点、接机司机联系电话内容等信息。

　②接待负责人提前 40 分钟与客人联系，再次确认航班号、起飞时间、人数、并知会对方联系人在到达后，打开手机以便联系。

　2.2 送别 ① 送别一类和二类人员：预定贵宾厅，并送至安检口，提前确定客人返程时间，向客人发送欢送短信和所到达城市天气情况。短信模板如下：

　XX**会议取得圆满成功，我们很荣幸能为您服务，希望此次会议给您留下美好的印象，您所到达城市的天气气温为**度，祝您一路平安！

　② 送别三类人员：预定贵宾厅，确定客人返程时间，提前向客人发送欢送短信。

　③ 送别四类人员：直接送至酒店大厅即可。

　2.3 其他交通工具（包括火车，汽车）：

　① 直接与客人联系并约好地点迎接，若客人直接乘坐汽车前往，可联系客人在出站口迎接，带至目的地。

　② 送别来访客人：送至各种交通工具的处，若省级客人驾车离开，不熟悉路况则安排带路员，将客人则送至高速路收费处。

　（二）住宿 1、房费由 XX 公司承担时提前领取房卡，并在房卡上标注客人姓名。

　① 在领取一类和二类人员房卡后，接待人员应检查房卡、鲜花和水果，并安排饮料、茶叶茶杯套装、洗涮套装、 欢迎卡及礼品放置于房间内； ② 客人签到后，向客人发放或提前在客人房间放置会议资料袋（包括：代表证、会议手册、笔、笔记本、便签纸、垫板、文件袋、U 盘、回执单、会场坐位示意图等）。

　③ 接待人员及时引导客人填写回执单，以便提前为客人安排返程航班。

　④ 关注领导个性化需求，及时做出调整。

　⑤ 适时为客人发送天气预报、会议信息等服务短信。短信模版如下：

　温馨提示：明日天气（），气温（），会议将于明日**：

　**开始，地点在酒店**楼**厅进行。祝您愉快！

　⑥提前与酒店交待客人早晨叫醒时间，由酒店统一以座机电话形式为客人提供叫醒服务。

　2、 房费不由 XX 公司承担时 ① 客人自付费时，征询客人意见及具体需求，代为预订协议酒店，并在接待客人后带领或指引客人到酒店前台办理手续； ② 集团公司或省公司付费时，询问联络人确定各项操作标准。

　（三）用餐 1、根据接待级别及用餐标准，结合闽南风味合理制订菜...

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