11文件资料管理

　1 文件、资料管理审 核要点

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　管理目标及职责权限

　1.1 是否制定项目文件、资料管理的目标。目标是否对文件、资料质量的合规性、正确率等制定目标、指标。是如何让相关部门和人员了解。是否按规定定期考核。未达标是否分析原因和制定措施。

　 1.2 是否确定了项目文件、资料管理的主责部门？主责部门的职责、权限及其他部门的管理职责、权限是否划分明确、清晰。

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　管理制度及涉及的法律法规

　2.1 是否制定与文件资料有关的管理制度？（这里主要查主责部门,一般办公室）

　 2.2 是否及时收集、汇总业主、相关方及上级的有关文件？

　 2.3 是否及时收集、识别、汇总与办公室工作内容有关的法律法规、行业标准？ 3 3

　 文件 资料管理

　 1 3.1 文件资料的编制与收 发

　3.1.1 编写文件资料的内容是否符合法律法规、行业标准及企业规定。

　 3.1.2 项目内部发文格式、审核、审批是否符合公司规定（不允许未经审批就使用的现象发生）；收文是否按要求进行传阅并执行，是否有相关记录？

　 3.1.3 收、发文记录是否完整、齐全。文件处理程序是

　2 否符合公司规定，处理记录闭合，主责部门对处理完的文件、资料是否有确认。

　 2 3.2 文件、资料管理过程的控制

　3.2.1 主责部门是否建立项目部文件资料清单（格式按照公司统一规定），包括管理文件（外来的和内部的）、法律法规、技术性文件（验标、图纸等）。并按公司规定定期公布动态，确保项目部各部门、作业层管理人员使用的资料有效。

　 3.2.2 公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。

　 3.2.3 主责部门是否按规定对各部门文件资料管理进行定期检查。对存在的个别问题如何处理？对个别问题进行有针对性的纠偏，培训制度和流程，给予样板引路。对普遍问题采取的措施？对普遍问题寻找制度的源头，是不是制度中有与实际操作中不符合的方面，反馈至上级，对制度进行修订完善，并加以宣贯。

　 3.2.4 文件、资料是否按照有关规定分类保存。对有长期保存要求的文件、资料，项目结束后如何处置？归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向公司档案管理部门移交。归档电子公文的移交形式，可以是交接双方

　3 之间进行存储载体传递或通过网上办公系统交接。电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明、拟稿纸、批示单、处理记录通过相关软件转换为通用格式后与电子公文一并归档。具有永久和长期保存价值的电子公文，必须制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。

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